Die elektronische Einreichung beim Europäischen Patentamt (EPA) ermöglicht es Anmeldern, Patentanmeldungen und zugehörige Unterlagen digital über verschiedene Online-Dienste [→ Online-Dienste des Europäischen Patentamts] einzureichen. Dies umfasst unter anderem die Online-Einreichung 2.0, die EPA-Software für die Online-Einreichung (eOLF) und den Dienst zur Web-Einreichung.

Der Beschluss des Präsidenten des Europäischen Patentamts vom 16. Oktober 2024 über die elektronische Einreichung von Unterlagen¹⁾ regelt umfassend die Bedingungen für die digitale Übermittlung von Dokumenten an das EPA.

Artikel 1 betont die verschiedenen Methoden der elektronischen Einreichung, darunter die klassische Online-Einreichung (OLF), die modernisierte Online-Einreichung 2.0 sowie den EPO Contingency Upload Service. Ergänzend erlaubt Artikel 2 die Nutzung elektronischer Systeme für europäische und internationale Patentanmeldungen sowie für zugehörige Unterlagen.

Besondere Vorgaben gelten gemäß Artikel 3 für Prioritätsunterlagen, die digital signiert sein müssen, wobei der EPO Contingency Upload Service in diesem Kontext ausgeschlossen bleibt. Sequenzprotokolle unterliegen spezifischen Einreichungsvorschriften, wie Artikel 4 verdeutlicht. Artikel 5 beschreibt die technischen Zugangsvoraussetzungen für die Nutzung der Plattformen, insbesondere die Notwendigkeit eines EPA-Kontos und geeigneter Authentifizierungsmittel.

Die technischen Anforderungen an OLF sind in Artikel 6 präzisiert, der auch die Verpflichtung zur Nutzung der vom EPA bereitgestellten Software beinhaltet. Artikel 7 hebt hervor, dass die Funktionen des ePCT-Dienstes nahtlos in die Online-Einreichung 2.0 integriert sind, was die Handhabung internationaler Anmeldungen erleichtert. Für die Dokumentenformate, die für die Einreichung zulässig sind, trifft Artikel 8 klare Vorgaben. Besondere Regelungen ermöglichen es gemäß Artikel 9, technische Unterlagen im ursprünglichen Datenformat beizufügen, sofern bestimmte Anforderungen erfüllt sind.

Artikel 10 gibt an, dass elektronische Unterschriften wie Faksimile- oder alphanumerische Signaturen zulässig sind. Zur Empfangsbestätigung von eingereichten Dokumenten erläutert Artikel 11, dass das EPA den Empfang elektronisch bestätigt und dabei relevante Details wie Datum, Uhrzeit und Anmeldenummer angibt. Artikel 12 behandelt den Umgang mit nicht lesbaren, unvollständigen oder infizierten Dateien, die als nicht eingegangen gelten und für die der Absender benachrichtigt wird.

→ Online-Einreichung nachgereichter Unterlagen nach dem PCT
→ ePCT-Filing
→ PCT-SAFE
→ DOCX-Einreichung
→ Einrichtungen zur elektronischen Nachrichtenübermittlung
→ DOCX

Im Euro-Direkt-Verfahren und in der europäischen Phase schützt Regel 134 (1) EPÜ [→ Verlängerung von Fristen] die Nutzer, falls eine Einrichtung zur elektronischen Nachrichtenübermittlung am letzten Tag der Frist für die Vornahme einer Verfahrenshandlung nicht zur Verfügung steht. Sie sieht vor, dass sich die Frist in diesem Fall auf den nächstfolgenden Werktag verlängert, an dem wieder alle Einrichtungen zur elektronischen Nachrichtenübermittlung verfügbar sind. Voraussetzung für eine Fristverlängerung ist, dass das EPA die Nichtverfügbarkeit zu vertreten hat.²⁾

Artikel 75 (1) EPÜ → Einreichung der europäischen Patentanmeldung

Regel (2) EPÜ → Einreichung von Unterlagen

→ Elektronische Nachrichtenübermittlung