Im Verfahren vor dem Europäischen Patentamt können Unterlagen durch unmittelbare Übergabe, durch Postdienste oder durch Einrichtungen zur elektronischen Nachrichtenübermittlung eingereicht werden. Der Präsident des Europäischen Patentamts legt die näheren Einzelheiten und Bedingungen sowie gegebenenfalls besondere formale und technische Erfordernisse für die Einreichung von Unterlagen fest. Er kann insbesondere bestimmen, dass eine Bestätigung nachzureichen ist. Wird diese Bestätigung nicht rechtzeitig eingereicht, so wird die europäische Patentanmeldung zurückgewiesen; nachgereichte Unterlagen gelten als nicht eingegangen.

Wo im Übereinkommen bestimmt ist, dass ein Schriftstück zu unterzeichnen ist, kann dessen Authentizität durch eigenhändige Unterschrift oder andere geeignete Mittel bestätigt werden, deren Benutzung vom Präsidenten des Europäischen Patentamts gestattet wurde. Ein Schriftstück, das durch solche anderen Mittel authentifiziert worden ist, erfüllt die rechtlichen Erfordernisse der Unterschrift ebenso wie ein handschriftlich unterzeichnetes Schriftstück, das in Papierform eingereicht wurde.