Der Mailbox-Dienst ermöglicht es zugelassenen Vertretern, Rechtsanwälten (Art. 134 (8) EPÜ) oder Anmeldern mit Wohnsitz oder Sitz in einem EPÜ-Vertragsstaat Mitteilungen des EPA online zu empfangen.

Die Beschwerdekammern des Europäischen Patentamts (EPA) stellen seit dem 1. Juni 2021 Unterlagen in Beschwerdeverfahren ¹⁾ bereit. Seit dem 1. Dezember 2020 werden nahezu alle Dokumente in Einspruchsverfahren ²⁾ und ab dem 1. Februar 2025 auch Unterlagen in Verfahren vor der Großen Beschwerdekammer elektronisch über die EPA-Mailbox zugestellt, sofern der Empfänger diesen Dienst aktiviert hat ³⁾.

Die Mailbox, die ein konfigurierbares Ordnersystem bietet, zeigt die Art des Dokuments sowie den Übermittlungs- und Eingangszeitpunkt an. Die EPA-Mailbox, die bereits für die elektronische Zustellung verschiedener Dokumente in Verfahren vor dem EPA genutzt wird, zeigt die Art des bei einem Beteiligten eingegangenen Dokuments sowie den Tag der Übermittlung und des Eingangs eindeutig an. Ein integriertes, konfigurierbares Ordnersystem erleichtert die Dateiverwaltung.

Elektronische Dokumente gelten gemäß Regel 127(2) EPÜ [→ Fiktiver Zugang] zehn Tage nach ihrer Übermittlung als zugestellt, analog zur postalischen Zustellung.

Das EPA ist bestrebt, eine elektronische Zustellung sämtlicher Mitteilungen an alle Verfahrensbeteiligten und in allen Verfahren zu ermöglichen. In Anbetracht der durch den Ausbruch von COVID-19 bedingten Störungen hat das EPA seine Bemühungen zur Erreichung dieses Ziels intensiviert.⁴⁾

Verschiedene in Verfahren vor dem EPA ergehende Mitteilungen, Ladungen und Entscheidungen werden bereits elektronisch über die Mailbox zugestellt. In der Mailbox werden die Art des zugestellten Dokuments sowie der Tag der Übermittlung und des Eingangs eindeutig angezeigt. Ein integriertes, konfigurierbares Ordnersystem erleichtert die Dateiverwaltung.⁵⁾

In Bezug auf Mitteilungen, die zu europäischen Direktanmeldungen und in die europäische Phase eingetretenen Euro-PCT-Anmeldungen ergehen, wird daran erinnert, dass ein elektronisches Dokument mit dem zehnten Tag nach seiner Übermittlung an die Mailbox als zugestellt gilt (Regel 127 (2) EPÜ). Der „10-Tage-Sicherheitszeitraum“ gilt also sowohl für die Zustellung in elektronischer Form als auch für die postalische Zustellung (Regel 126 (2) EPÜ).⁶⁾

Außerdem sei daran erinnert, dass auch für die Berechnung von Fristen in der internationalen Phase das Datum der Absendung einer Mitteilung maßgebend ist (Regel 80.6 PCT). Der sofortige und sichere Zugriff auf Mitteilungen des EPA über die Mailbox ist daher von enormem Vorteil für die Nutzer.⁷⁾

Die Vertretung in Verfahren vor dem EPA sowohl nach dem EPÜ als auch nach dem PCT „kann wie von einem zugelassenen Vertreter auch von jedem Rechtsanwalt, der in einem Vertragsstaat zugelassen ist und seinen Geschäftssitz in diesem Staat hat, in dem Umfang wahrgenommen werden, in dem er in diesem Staat die Vertretung auf dem Gebiet des Patentwesens ausüben kann“ (Artikel 134 (8) EPÜ bzw. Artikel 150 (2) EPÜ in Verbindung mit Artikel 27 (7) und 49 PCT sowie Regel 90 und 83 PCT).⁸⁾

Rechtsanwälte im Sinne des Artikels 134 (8) EPÜ können sich ab 1. Februar 2021 für den Mailbox-Dienst anmelden. Wirksam wird ihre Anmeldung erst, nachdem die Rechtsabteilung des EPA überprüft hat, dass sie den Erfordernissen des Artikels 134 (8) EPÜ genügen (ABl. EPA 2013, 600; J 27/95). Rechtsanwälte werden daran erinnert, dass sie für jede Anmeldung, für die sie tätig werden wollen, eine unterzeichnete Vollmacht oder einen Hinweis auf eine allgemeine Vollmacht einreichen müssen (ABl. EPA Sonderausgabe 3/2007, L.1., Artikel 2).⁹⁾

Für Rechtsanwälte, die in der internationalen Phase in Verfahren vor dem EPA auftreten wollen, gilt vorstehende Nummer 2 unabhängig davon, ob die internationale Anmeldung beim EPA als Anmeldeamt oder beim Anmeldeamt eines EPÜ-Vertragsstaats eingereicht worden ist. Sobald die in Nummer 2 genannten Voraussetzungen erfüllt sind, werden in der internationalen Phase ergehende Mitteilungen des EPA den betreffenden Rechtsanwälten über die Mailbox zugestellt.¹⁰⁾

Ebenfalls ab 1. Februar 2021 können sich Anmelder mit Wohnsitz oder Sitz in einem EPÜ-Vertragsstaat für den Mailbox-Dienst anmelden, und zwar unabhängig davon, ob sie nach dem EPÜ oder nach dem PCT handeln (Artikel 133 (1) und (2) EPÜ bzw. Artikel 150 (2) EPÜ in Verbindung mit Artikel 27 (7) und 49 PCT).¹¹⁾

Nach der Anmeldung und der Aktivierung des Mailbox-Dienstes (s. nächstehende Nummer 6) werden Rechtsanwälten und Anmeldern aus EPÜ-Vertragsstaaten die unter Nummer 8 genannten Mitteilungen in Verfahren nach dem EPÜ und dem PCT über die Mailbox zugestellt.¹²⁾

Nähere Informationen zur Anmeldung für die Mailbox sowie einen Schnellkurs für die Mailbox finden sich auf der Website des EPA unter www.epo.org/applying/online-services/mailbox_de.html.¹³⁾

Die elektronische Zustellung von Mitteilungen über den Mailbox-Dienst wird mit Wirkung vom 1. April 2021 auf weitere Mitteilungen ausgedehnt.¹⁴⁾

→ Zustellung