Europäische Patentanmeldungen, internationale (PCT-)Anmeldungen und andere Unterlagen, die mit diesen Anmeldungen im Zusammenhang stehen, können beim Europäischen Patentamt (EPA) gemäß diesem Beschluss und unbeschadet der anderweitig bestehenden Möglichkeiten zur Einreichung von Unterlagen mittels des Case-Management-Systems (CMS) des EPA eingereicht werden, das auf der Website des Amtes bereitgestellt wird.

Für den Zugriff auf das CMS und seine Nutzung ist eine vom EPA herausgegebene oder anerkannte Smartcard erforderlich, die für die Nutzung des CMS registriert ist.

Artikel 1 gilt nicht für Prioritätsunterlagen, Unterlagen in Bezug auf Beschwerdeverfahren (Artikel 106 bis 112 EPÜ) oder Unterlagen in Bezug auf Verfahren zur Überprüfung von Entscheidungen der Beschwerdekammern durch die Große Beschwerdekammer (Artikel 112a EPÜ).

Die Einreichung der unter Absatz 1 genannten Unterlagen mittels des CMS ist nicht statthaft; werden sie gleichwohl eingereicht, so gelten sie als nicht eingegangen. Der Absender wird, soweit er ermittelt werden kann, unverzüglich benachrichtigt.

Sequenzprotokolle dürfen nur gemäß den Vorschriften für die Einreichung von Sequenzprotokollen eingereicht werden.[ 1 ]

Unterlagen, die mittels des CMS eingereicht werden, müssen den Vorgaben der Verwaltungsvorschriften zum PCT, Teil 7 und Anlage F, entsprechen.

Soweit die eingereichten Unterlagen zu unterzeichnen sind, kann dies mittels Faksimile-Signatur („facsimile signature“) oder mittels alphanumerischer Signatur („text string signature“) erfolgen.

Eine Faksimile-Signatur ist die bildliche Wiedergabe der Unterschrift der handelnden Person.

Eine alphanumerische Signatur ist eine Kette von Zeichen, vor und hinter der ein Schrägstrich (/) steht und die vom Unterzeichner zum Nachweis seiner Identität sowie seiner Unterzeichnungsabsicht gewählt worden ist.

Unbeschadet des Artikels 76 (1) EPÜ erhält eine mittels des CMS eingereichte Patentanmeldung den Tag, an dem die so übermittelten Anmeldungsunterlagen beim EPA eingegangen sind, als Anmeldetag, wenn diese Unterlagen den Erfordernissen des Artikels 80 EPÜ sowie der Regel 40 EPÜ oder des Artikels 11 (1) PCT genügen.

Nachgereichte Unterlagen erhalten den Tag, an dem sie beim EPA eingegangen sind, als Eingangstag.

Der Empfang der mittels des CMS eingereichten Unterlagen wird vom EPA mittels einer im CMS zur Verfügung gestellten Empfangsbescheinigung elektronisch bestätigt.

Schlägt die Übermittlung einer solchen Bestätigung fehl, so übermittelt das EPA die Bestätigung unverzüglich auf anderem Wege, sofern die ihm vorliegenden Angaben dies gestatten.

Die Empfangsbescheinigung enthält eine Identifikation des EPA, Datum und Uhrzeit des Eingangs, eine vom EPA vergebene Referenz- oder Anmeldenummer, die Liste der übermittelten Dateien und einen Hash-Wert („message digest“).

Die Bestätigung des Empfangs ist nicht gleichbedeutend mit der Zuerkennung eines Anmeldetags.

Sind die eingereichten Unterlagen nicht lesbar oder unvollständig übermittelt worden, so gilt der Teil der Unterlagen, der nicht lesbar oder unvollständig übermittelt worden ist, als nicht eingegangen.

Sind die eingereichten Unterlagen mit einem Computervirus infiziert oder enthalten sie andere bösartige Software, so gelten sie als nicht lesbar. Das EPA ist nicht verpflichtet, diese Unterlagen entgegenzunehmen, zu öffnen oder zu bearbeiten.

Werden in den eingereichten Unterlagen Mängel nach den Absätzen 1 oder 2 festgestellt, so wird der Absender, soweit er ermittelt werden kann, unverzüglich benachrichtigt.

Für die mittels des CMS eingereichten Unterlagen sind zur Bestätigung keine Unterlagen auf Papier nachzureichen.

Mit Inkrafttreten dieses Beschlusses treten die Bedingungen für die Nutzung des Case-Management-Systems des EPA, die entsprechend dem Beschluss des Präsidenten des Europäischen Patentamts vom 4. Juli 2012 über das Pilotprojekt zur Einführung neuer technischer Einrichtungen zur Nachrichtenübermittlung für Verfahren vor dem Europäischen Patentamt (ABl. EPA 2012, 486) erlassen wurden, außer Kraft.

Dieser Beschluss tritt am 2. Oktober 2014 in Kraft.