Originale und Vernichtung

Regel 147 (3) EPÜ des Europäischen Patentübereinkommens (EPÜ) legt fest, dass in eine elektronische Akte aufgenommene Unterlagen als Originale gelten und die ursprünglich auf Papier oder auf einem Datenträger eingereichte Fassung erst nach Ablauf von mindestens fünf Jahren vernichtet wird.

Seit dem 18. Mai 1998 werden im EPA alle ab diesem Tag eingereichten Papierunterlagen in elektronischen Akten erfasst. Die Unterlagen in der elektronischen Akte gelten als Originale (R. 147 (3) EPÜ). Im Mai 1998 wurde beschlossen, die ursprünglich eingereichten Papierunterlagen bis auf Weiteres aufzubewahren und zu lagern.¹⁾)

Seither hat sich die elektronische Akte als absolut zuverlässig erwiesen, sodass die zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung von Papierunterlagen nicht mehr notwendig ist. Die geänderte Regel 147 (3) EPÜ führt daher eine 5-jährige Aufbewahrungsdauer für die ursprünglich eingereichten Papierfassungen der in die elektronische Akte aufgenommenen Unterlagen ein, nach deren Ablauf das EPA die ursprünglich eingereichten Papierfassungen dieser Unterlagen vernichten kann – unabhängig davon, ob sie von den Parteien eingereicht oder vom EPA selbst erstellt wurden.²⁾

Das EPA weist darauf hin, dass die Folgen des Ablaufs der 5-jährigen Aufbewahrungsdauer nicht die ursprünglichen Versionen von Dokumenten betreffen, die in einem zulässigen elektronischen Format eingereicht wurden. Ferner gilt Regel 147 (3) EPÜ auch nicht für Aktenexemplare internationaler PCT-Anmeldungen, die beim EPA in Papierform eingereicht und vom EPA für das Internationale Büro aufbewahrt werden. Die Absätze 4 und 5 der Regel 147 EPÜ, in denen die Aufbewahrungsfristen für Patent- und Patentanmeldungsakten festgelegt werden, bleiben unverändert.³⁾

Regel 147 EPÜ → Anlage, Führung und Aufbewahrung von Akten
Beschreibt die Anlage, Führung und Aufbewahrung von Akten.