Die elektronische Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, das die automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglicht, wie etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Sie wird ab dem 1. Januar 2025 durch das Wachstumschancengesetz für den Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen (B2B) verpflichtend eingeführt.

Ziel dieser Regelung ist es, die Effizienz und Transparenz von Geschäftsprozessen zu steigern, die Digitalisierung zu fördern und Steuerbetrug, insbesondere im Bereich der Umsatzsteuer, effektiv zu bekämpfen. Rechnungen in herkömmlichen Formaten wie PDF oder Papier erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht und gelten daher als unzulässig im Rahmen dieser Verpflichtung.

Während der Gesetzgeber technische Anforderungen und Standards wie die XRechnung oder EN 16931 vorgibt, bleibt der konkrete Übertragungsweg im B2B-Bereich flexibel.

Die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 trifft auch Selbstständige, sofern sie im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen (B2B) tätig sind.

Die relevante technische Norm für die E-Rechnung in Deutschland ist die EN 16931, die den europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung definiert. Diese Norm spezifiziert das semantische Datenmodell für elektronische Rechnungen, das von öffentlichen und privaten Stellen innerhalb der EU verwendet werden muss.

Das Wachstumschancengesetz beinhaltet mehrere Regelungen zur E-Rechnung im Umsatzsteuergesetz.

Artikel 23 des Wachstumschancengesetzes behandelt die Änderungen im § 14 des Umsatzsteuergesetzes, die sich mit der Definition, den Anforderungen und der Verarbeitung von elektronischen Rechnungen befassen. Er legt fest, was eine elektronische Rechnung ist, welche Anforderungen an die Echtheit und Unversehrtheit gestellt werden, und gibt dem Bundesministerium der Finanzen die Möglichkeit, durch Rechtsverordnung Details zur elektronischen Rechnungsstellung zu regeln.

Artikel 24 des Wachstumschancengesetzes ändert die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, insbesondere die Abschnitte § 33 und § 34. Er erlaubt abweichend von bestimmten gesetzlichen Vorgaben die Übermittlung von Rechnungen in einem anderen Format als dem elektronisch strukturierten Format.

§ 14 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes definiert, was eine elektronische Rechnung ist. Es wird beschrieben, dass eine elektronische Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, um eine elektronische Verarbeitung zu ermöglichen. Es wird festgelegt, dass das Format der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (DIN EN 16931) entsprechen muss oder ein Format vereinbart werden kann, das die richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben ermöglicht.

§ 14 Absatz 2 des Umsatzsteuergesetzes legt fest, dass Unternehmer berechtigt sind, eine Rechnung auszustellen und dass in bestimmten Fällen eine Verpflichtung zur Ausstellung besteht. Die Rechnung ist als elektronische Rechnung auszustellen, wenn beide Parteien im Inland oder in spezifischen Gebieten ansässig sind.

§ 14 Absatz 3 des Umsatzsteuergesetzes fordert, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit einer Rechnung gewährleistet sein müssen. Es werden technische Verfahren genannt, wie eine qualifizierte elektronische Signatur oder der elektronische Datenaustausch (EDI), um diese Sicherheit bei einer elektronischen Rechnung zu gewährleisten.

§ 14 Absatz 6 des Umsatzsteuergesetzes ermöglicht dem Bundesministerium der Finanzen, nähere Bestimmungen zur Ausgestaltung des strukturierten elektronischen Formats einer elektronischen Rechnung durch Rechtsverordnung festzulegen.

Die Übergangsvorschriften in § 27 des Umsatzsteuergesetzes gewähren befristete Ausnahmen, dass bis zu bestimmten Daten Rechnungen auch in Papierform oder in anderen elektronischen Formaten übermittelt werden können, sofern die Zustimmung des Empfängers vorliegt.

In Deutschland gibt es zudem gesetzliche Vorgaben für die korrekte Buchführung, die vor allem im Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den GoBD [→ Grundsätze digitaler Buchführung] geregelt sind. Die GoBD legen insbesondere die Anforderungen an die ordnungsgemäße Verarbeitung und Aufbewahrung elektronischer Rechnungen fest.

Besteht ein Anspruch auf Erteilung einer Rechnung nach § 14 UStG, kann der Leistungsempfänger das von ihm geschuldete Entgelt grundsätzlich nach § 273 Abs. 1 BGB [→ Zurückbehaltungsrecht aus demselben rechtlichen Verhältnis] zurückhalten, bis der Leistende ihm die Rechnung erteilt.¹⁾

Ist ernstlich zweifelhaft, ob die Leistung der Umsatzsteuer unterliegt, kann der Leistungsempfänger die Erteilung einer Rechnung nach § 14 UStG mit gesondert ausgewiesener Steuer nur verlangen, wenn die zuständige Finanzbehörde den Vorgang bestandskräftig der Umsatzsteuer unterworfen hat.²⁾

→ Grundsätze digitaler Buchführung
Richtlinien der Finanzverwaltung, die die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung in der digitalen Welt definieren.