Der umgestaltete Patentprozess setzt voraus, dass bei der Einreichung veröffentlichungsreife technische Unterlagen im Volltext bereitgestellt werden. Dies wird durch eine Einreichung im DOCX-OOXML-Format ermöglicht - einem Format, das bereits von der überwiegenden Mehrheit der Nutzer für die Erstellung der technischen Unterlagen genutzt wird. Der Vorteil dieses Formats ist, dass es sowohl menschen- als auch maschinenlesbar ist. Dank der Einreichung im DOCX-OOXML-Format wird die Einreichung von Dokumenten erleichtert, und mit der optischen Zeichenerkennung (OCR) verbundene Qualitätsverluste und Kosten können vermieden werden.1)
Das EPA will den Nutzern seiner Online-Dienste ermöglichen, technische Unterlagen und nachgereichte Unterlagen direkt als DOCX-Dateien einzureichen. Dies hat den Vorteil, dass die meisten Nutzer künftig ihre DOCX-Dateien für die Einreichung beim EPA nicht mehr in PDF-Dateien umwandeln müssen.2)
Die Nutzer wurden über einige vom Verwaltungsrat am 13. Dezember 2017 beschlossene Gebührenänderungen informiert, die am 1. April 2018 in Kraft treten (OJ EPO 2018, A4). Was die Gebührenänderungen in Bezug auf die Einführung der DOCX-Einreichung betrifft, d. h. die Änderungen der Anmelde-, der Erteilungs- und der Übermittlungsgebühr, so sind die technischen Vorbereitungen für die DOCX-Einreichung noch nicht abgeschlossen. Das EPA wird daher nach dem 1. April 2018 gemäß dem geänderten Artikel 2 Absatz 1 Nummern 1, 7 und 18, Absatz 2 Nummer 7 und Absatz 3 GebO verfahren, sobald die technischen Mittel für die DOCX-Einreichung zur Verfügung stehen und der Beschluss des Präsidenten des EPA unter dem geänderten Artikel 2 (3) GebO in Kraft getreten ist. Das EPA wird die Nutzer rechtzeitig davon unterrichten.3)
Die Funktion der vom Präsidenten des EPA nach Regel 2 (1) EPÜ und Regel 89bis PCT zugelassenen Einrichtungen zur elektronischen Nachrichtenübermittlung ist von den laufenden Vorbereitungen für die DOCX-Einreichung nicht betroffen. Die Nutzer können Unterlagen elektronisch in den Formaten einreichen, die gegenwärtig nach dem jeweiligen Beschluss des Präsidenten des EPA unter Regel 2 (1) EPÜ und Regel 89bis PCT zugelassen sind.4)