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Zu allen europäischen Patentanmeldungen und Patenten werden vom Europäischen Patentamt Akten in elektronischer Form angelegt, geführt und aufbewahrt.
Die geänderte Regel 147 (1) EPÜ stellt klar, dass das EPA Akten von Patenten und Patentanmeldungen in elektronischer Form anlegt, führt und aufbewahrt.1)
Der Präsident des Europäischen Patentamts bestimmt die erforderlichen technischen und administrativen Bedingungen für die Verwaltung elektronischer Akten nach Maßgabe von Absatz 1.
Absatz 2 der Regel bringt die Leitungsbefugnis des Amtspräsidenten mit dem Bekenntnis des EPA zur elektronischen Akte in Einklang und ermächtigt ihn, die nötigen technischen und administrativen Bedingungen zu bestimmen, damit das EPA die elektronischen Akten effizient verwalten kann.2)
In eine elektronische Akte aufgenommene Unterlagen gelten als Originale. Die ursprünglich eingereichte Papierfassung einer solchen Unterlage wird erst nach Ablauf von mindestens fünf Jahren vernichtet. Diese Aufbewahrungsdauer beginnt am Ende des Jahres, in dem die Unterlage in die elektronische Akte aufgenommen wurde.
Seit dem 18. Mai 1998 werden im EPA alle ab diesem Tag eingereichten Papierunterlagen in elektronischen Akten erfasst. Die Unterlagen in der elektronischen Akte gelten als Originale (R. 147 (3) EPÜ). Im Mai 1998 wurde beschlossen, die ursprünglich eingereichten Papierunterlagen bis auf Weiteres aufzubewahren und zu lagern.3))
Seither hat sich die elektronische Akte als absolut zuverlässig erwiesen, sodass die zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung von Papierunterlagen nicht mehr notwendig ist. Die geänderte Regel 147 (3) EPÜ führt daher eine 5-jährige Aufbewahrungsdauer für die ursprünglich eingereichten Papierfassungen der in die elektronische Akte aufgenommenen Unterlagen ein, nach deren Ablauf das EPA die ursprünglich eingereichten Papierfassungen dieser Unterlagen vernichten kann – unabhängig davon, ob sie von den Parteien eingereicht oder vom EPA selbst erstellt wurden.4)
Das EPA weist darauf hin, dass die Folgen des Ablaufs der 5-jährigen Aufbewahrungsdauer nicht die ursprünglichen Versionen von Dokumenten betreffen, die in einem zulässigen elektronischen Format eingereicht wurden. Ferner gilt Regel 147 (3) EPÜ auch nicht für Aktenexemplare internationaler PCT-Anmeldungen, die beim EPA in Papierform eingereicht und vom EPA für das Internationale Büro aufbewahrt werden. Die Absätze 4 und 5 der Regel 147 EPÜ, in denen die Aufbewahrungsfristen für Patent- und Patentanmeldungsakten festgelegt werden, bleiben unverändert.5)
Die Akten werden mindestens fünf Jahre ab dem Ende des Jahres aufbewahrt, in dem
a) die Anmeldung zurückgewiesen oder zurückgenommen worden ist oder als zurückgenommen gilt oder
b) das Patent vom Europäischen Patentamt widerrufen worden ist oder
c) die Geltungsdauer des Patents oder der entsprechende Schutz nach Artikel 63 Absatz 2 [→ Laufzeit des europäischen Patents] im letzten der benannten Staaten abgelaufen ist.
Unbeschadet des Absatzes 4 werden die Akten von Anmeldungen, die Gegenstand von Teilanmeldungen nach Artikel 76 [→ Europäische Teilanmeldung] oder einer neuen Anmeldung nach Artikel 61 Absatz 1 b) [→ Anmeldung europäischer Patente durch Nichtberechtigte] waren, zumindest für dieselbe Zeitdauer wie die Akten der letztgenannten Anmeldungen aufbewahrt. Das Gleiche gilt für die Akten von europäischen Patenten, die aufgrund dieser Anmeldungen erteilt worden sind.
Regel 143-147 → Unterrichtung der Öffentlichkeit
Teil 7 AO EPÜ → Ausführungsvorschriften zu den Gemeinsamen Vorschriften
AO EPÜ → Ausführungsordnung zum Übereinkommen über die Erteilung europäischer Patente
EPÜ → Übereinkommen über die Erteilung europäischer Patente
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